Souvent lié à la taille de l’entreprise et à son historique, la gestion du parc de véhicules, qu’il soit loué ou en propriété, peut rapidement devenir une source de mécontentements internes et de coûts « invisibles » très forts.
Moins stratégique que le poste immobilier ou informatique, ce poste fonctionnel peut représenter le 3ème centre de frais fixes. Complexe à piloter, il est très fréquemment affecté sur des ressources polyvalentes internes (services généraux, assistantes …) avec un mode de fonctionnement traditionnel.
Les enjeux financiers très forts des intervenants du marché (constructeurs, financeurs, réseaux de réparation, assureurs …) peuvent aussi masquer certaines réalités.
Nous vous proposons de casser certaines idées reçues et de plonger dans les pistes de l’optimisation …
Optimisation N°1 : l'achat d'un véhicule ou l'utilisation du véhicule des collaborateurs peut s'avérer être un levier très rentable pour certaines entreprises…
Un peu plus des deux tiers des véhicules détenus par les entreprises et administrations le sont à travers l’achat sur fonds propres (36%), la location avec option d’achat (21%) ou le crédit classique (10%). La LLD ne représente que 23% du type de détention.
La détention en propriété est souvent liée à la disponibilité de cash et la stratégie d’allocation des ressources financières. Si la LLD apporte une solution simple et déstressante sur la revente du véhicule, un parc bien géré en propriété peut apporter aussi ses avantages financiers :
Allonger la durée d’utilisation au-delà de la période d’amortissement.
L’âge moyen du parc français (particuliers et entreprises), autour de 13 ans, montre qu’un véhicule peut facilement dépasser une période d’utilisation de 4-5 ans. Sans doute plus facile à appliquer sur des typologies de véhicules spécifiques (véhicules de livraisons ou de SAV, véhicules utilitaires …), la capacité d’une entreprise à emmener un véhicule au-delà de sa période d’amortissement économique lui permet de réduire fortement le coût de détention.
Chercher des solutions originales de SAV moins coûteuses
La première objection à l’idée d’allonger la durée de détention d’un véhicule consiste à mettre en avant l’épouvantail des 100.000/120.000 km et sa courbe de dépense en « après-vente ». Ce phénomène est vrai, la dépense après-vente s’accélère avec l’âge, mais elle peut être compensée de diverses manières :
- certains constructeurs proposent des garanties contractuelles ou commerciales plus longues (exemple : Kia avec 7 années en inclusion systématique).
- de plus en plus de réseaux de réparation proposent des offres très attractives ciblées vers les flottes d’entreprises. Norauto, par exemple, dispose d’un programme « entreprises » très simple basé sur une reconnaissance du véhicule, une hot-line de prise de rendez-vous, des forfaits nationaux, une facturation centralisée. Avec, à la clef, des réductions de près de 30% sur certaines prestations. Le réseau de garages mécaniques Autodistribution AD propose des prestations très compétitives avec des pièces d’origines et une capacité de plus en plus forte à intervenir sur des domaines plus techniques (injecteurs, vannes EGR, capteurs …).
Sourcing ou mode de détention : sortir des sentiers battus
Le marché de l’automobile est hyper compétitif. Poussé par la pression de production industrielle, ou bien la politique de stockage de tel ou tel distributeur, il n’est pas rare de trouver une opportunité locale en véhicule neuf très intéressante. La propriété permet également de tester le véhicule d’occasion. Enfin, de plus en plus d’intervenants proposent des solutions en Autopartage ou certaines entreprises s’organisent pour développer le partage à l’intérieur de leur organisation.
Dans d’autres cas, l’utilisation du système dit « des indemnités kilométriques » offre une excellente alternative pour les véhicules particuliers. L’entreprise n’a pas gérer le parc de véhicules, ce qui constitue une économie d’environ 5%. Elle apporte une solution intéressante pour les créateurs d’entreprises. Cette approche est financièrement intéressante pour les faibles rouleurs et permet notamment d'échapper à la Taxe sur les Véhicules de Société notamment pour les petits parcs (franchise de TVS de 15.000 euros pour les véhicules de collaborateur eutilisés pour l'entreprise) . Au-delà d’un certain kilométrage, il devient plus intéressant pour l’entreprise d’opter pour l’achat ou la location. De plus, ce mode de détention implique un parc de véhicule très hétérogène.
Optimisation N°2 : choisir les bons véhicules pour réduire le coût de détention mensuel et diminuer la consommation de carburant ainsi que la Taxe sur les Véhicules de Société (TVS)…
Les constructeurs font évoluer leurs gammes à vitesse vertigineuse. Certaines entreprises ont intérêt à renouveller leur parc plus rapidement afin de bénéficier des améliorations des constructeurs.
La valeur résiduelle d'un véhicule constitue le point névralgique de la plupart des intervenants du marché constructeurs et loueurs. Plus la valeur de revente d'un véhicule est bonne, moins le coût de détention est fort. Dans un marché français très marqué par les constructeurs nationaux (55% du marché), les loueurs apprécient particulièrement des véhicules plus typés comme les véhicules allemands. Leur valeur residuelle est généralement assez bonne, et ils ont besoin de panacher leurs stocks de revente VO. Les constructeurs eux-même renforcent cet atout par des remises commerciales attractives directes vers les loueurs que vous ne visualisez pas. Il est donc fréquent de trouver de très bons loyers en location longue durée sur ce types de véhicules.
De plus en plus d'entreprises intègrent le niveau de consommation de CO2 dans leur "car policy". Ce dernier impacte doublement sur le niveau de Bonus/Malus à l'acquisition puis sur la Taxe sur les Véhicules de Société (TVS) annuelle. Nous conseillons vivement de d'encadrer les catégories de véhicules par un niveau maxi de CO2. Ce critère est, par ailleurs, parfaitement compris par les conducteurs de plus en plus sensibles à l'environnement.
En revanche, peu d'entreprises prennent réellement en compte le niveau de consommation de carburant d'un véhicule. Certains Diesel proposent actuellement des rendements largements supérieurs au couple essence-électricité. Une amélioration d'1 litre /100 km entre un véhicule qui consomme 5 L./100 KM et un autre véhicule qui consomme 4 L./100 km pour un roulage de 35.000 KM /an , permet de dégager près de 20% d'économie sur le poste carburant. Ce point est particulièrement important dans le cas de grandes flottes automobiles.
Optimisation N°3 : diminuer le coût de détention de son parc de véhicules en location en travaillant avec deux loueurs et comparant chaque cotation…
Si la mise en place de partenariats privilégiés avec certains fournisseurs est importante car elle permet de prendre du recul et comparer des offres à un instant donné, il demeure essentiel de maintenir un contrôle permanent des prix et des coûts par la suite, ce qui est rarement constaté sur le terrain.
Beaucoup d’entreprises se reposent, en effet, sur la mise en place d’appels d’offres et la signature de contrats avec un seul loueur longue durée. Le comparatif des prix est généralement valable au moment de l’appel d’offre. Chaque loueur fait évoluer sa politique commerciale et financière relativement rapidement. Celles-ci sont d’ailleurs de plus en plus dictées par des décisions internationales (taux de refinancement, focus sur les catégories de clients rentables/solvables …). Elles sont aussi fortement influencées par la politique commerciale des constructeurs (positionnement prix facial, aides ventes sociétés plus ou moins importantes sur des véhicules en fonction du cycle de vie du produit …) et la sacro-sainte valeur de revente du véhicule. Bref, il est très rare de réussir à négocier une tarification fixe de loyer sur la durée d’un accord cadre (dans la pratique entre 2 et 3 ans minimum).
Il n’est pas rare de constater une différence de loyer mensuel de 10% sur un même véhicule à un instant donné chez plusieurs loueurs référencés.
La capacité d’une entreprise à référencer 2/3 loueurs et systématiser la comparaison à chaque cotation peut peser très lourd dans la facture finale du parc.
Optimisation N°4 : 56% du coût total d'un parc automobile est engendré après l'acquisition, il faut dont mettre en place une gestion rigoureuse pour optimiser sa flotte…
Le coût de détention d’un véhicule, qu’il soit acheté ou loué, ne pèse, en moyenne, que 44% du coût total. L’autre moitié du budget se répartie sur le carburant (20%), l’assurance (9%), l’entretien (8%), les péages/lavages/parking (6%), les pneumatiques (3%), les taxes (5%), les frais de gestion interne (5%).
La réduction de la facture globale est également entre vos mains. Travailler sur les comportements de conduite (fixer des règles, suivre les coûts, former et pénaliser/incentiver les conducteurs …), sélectionner des véhicules faibles en émission de CO2 pour faire baisser la TVS (nécessité de disposer d’une Car Policy), piloter la sinistralité du parc afin d’augmenter son pouvoir de négociation avec la compagnie d’assurance, … le coût du parc, c’est aussi une question de politique d’entreprise et de management.
Il est également important de se pencher séparément sur les autres postes de coûts comme l’assurance, le pneumatique …
L’entreprise est souvent liée à un courtier qui intègre l’assurance flotte automobile dans un contrat global (multirisque RC, prévoyance, santé …). Si le choix de la proximité peut s’avérer être gagnant, il convient néanmoins de solliciter des courtiers spécialistes de la flotte automobile, ne serait-ce que pour maintenir une saine émulation … ou bien s’assurer de la pertinence des prestations incluses dans vos tarifications. Il est, par exemple, relativement fréquent de constater une assurance de perte financière payée au loueur (ligne séparée) alors que cette dernière est couverte par le courtier en inclusion.
Le poste pneumatique est de plus en plus géré séparément par les entreprises. En 2009, près de 39% des contrats de location intègrent le service pneumatique pour 46% en 2007. Poussés initialement par les loueurs, les conducteurs se sont habitués à s’adresser à un autre réseau que celui du constructeur, et il devient aujourd’hui possible de monter un contrat direct avec un grand réseau pour un coût unitaire inférieur de plus de 30%.
Optimisation N°5 : bien suivre et piloter l'ensemble des frais annexes liés aux contrats de location de véhicules en LLD pour réduire le coût total de la flotte automobile…
Le contrat de location est basé sur deux paramètres variables importants dépendant du conducteur, la durée et le kilométrage. Toute modification d’un de ses deux paramètres engendre un impact financier rarement piloté par les entreprises :
- Kilométrages supérieurs à date de restitution contractuelle : certains loueurs facturent jusqu’à 15 centimes de plus par kilomètre supplémentaire au contrat.
- Date de restitution dépassée avec un kilométrage respecté ou kilométrage inférieur avec une date de restitution respectée : l’entreprise aurait pu négocier une baisse de loyer mensuel.
- Date de restitution anticipée : quel que soit le kilométrage, le loueur facture des frais de restitution anticipée très importants. Il convient de bien simuler le coût complet avant de décider de restituer le véhicule. Il peut y avoir d’autres solutions (rachat, réaffectation interne …).
Dans tous les cas, cela montre qu’il y a « une vie du contrat ». La pro-activité est très faible car les gestionnaires de parc sont rarement informés en amont des évolutions de mission des conducteurs et les conducteurs/managers ne sont pas sensibilisés par ces questions.
L’utilisation de cartes carburant permet de récupérer automatiquement l’évolution des kilométrages. Le gestionnaire de parc analyse les tendances de kilométrages et de fin de contrat, et demande aux loueurs des études des modifications de loyer. Quelle que soit l’issue, il est toujours financièrement plus intéressant de se positionner en amont de l’événement plutôt que le subir.
La troisième variable impactée par le conducteur est l’état de restitution du véhicule. Près de 30% des véhicules restitués à loueur subissent une facturation supplémentaire moyenne de 1.300 Euros. Le processus n’est pas toujours clair et de nombreuses entreprises acceptent ces coûts sans action interne vis-à-vis du conducteur concerné, ni échange avec le loueur pour contrôler la justesse des montants.
Il convient tout d’abord de mettre en place un processus et des outils automatiques afin de pourvoir mesurer ces montants tant au global qu’au détail. Ils doivent pourvoir être associés à un véhicule et un loueur. Il y a ensuite une palette d’actions possibles à mettre en place en fonction de la politique de l’entreprise (processus de PV formalisé, action RH sur les conducteurs, ressource de gestion des litiges avec le loueur, …)
Enfin, de nombreux loueurs facturent un ensemble de frais annexes généralement non anticipés par leurs clients : frais de gestion des amendes, duplicata de facture, frais de certificat d’immatriculation provisoire …
Ces frais de gestion font généralement partie des conditions générales de ventes. Il convient d’en réclamer le détail sur un document à part afin d’en avoir une parfaite visibilité à priori. Ces postes doivent être ensuite abordés en amont lors des négociations cadres. Votre capacité à mesurer le montant exact facturé pour votre entité est un levier de plus.
Optimisation N° 6 : Le gestion du parc est chronophage et nécessite des outils et des compétences pour optimiser les coûts du parc automobile…
La qualité de gestion du parc est souvent liée à la taille de l’entreprise. Gérée au cordeau lorsque l’organisation dispose d’une taille humaine, celle-ci se dégrade dans les configurations multi-sites, les structures juridiques différentes, les restructurations organiques, les croissances externes …
Lorsque la mission est confiée en polyvalence à des collaborateurs dont ce n’est pas la mission principale, la gestion se limite souvent à quelques tâches récurrentes : solliciter le même loueur/concessionnaire à chaque renouvellement, récupérer les kilométrages sur Excel, déclarer le sinistre à l’assureur, gérer les amendes.
Dans certaines organisations, généralement au-delà de 100-150 véhicules, la mission est confiée à un gestionnaire de parc à temps partiel ou complet (à partir de 300). On y constate généralement un vrai travail de remise en question des fournisseurs, une structuration de l’activité (car policy, procédures internes de renouvellement de véhicules). Rarement considéré au sein de l’entreprise, le gestionnaire de parc se heurte souvent à des problèmes de communication, d’exceptions à gérer, de qualité de service des loueurs ou concessionnaires, de reporting financier, d‘outil et d’investissement informatique qui peuvent le dépasser. De plus, en fonction de la taille de l’entreprise, il n’est pas forcément impliqué dans le processus de facturation comptable ou dans certains postes de coûts (Taxes).
Les fournisseurs extérieurs développent de plus en plus d’outils performants véritables systèmes d’aide à la décision de gestion du parc : suivi des ratios de consommation carburant sur internet par les pétroliers avec graphique mensuel/annuel individuel/regroupé, mails d’alertes sur les consommations anormales, suivi interactif cartographique avec les fournisseurs de géolocalisation, … état de parc sur internet pas le loueur, cependant chacun œuvre logiquement pour son propre intérêt avec le souci permanent de mieux fidéliser ses clients à ses propres services. Quelques éditeurs proposent des solutions logicielles réellement indépendantes qui permettent au gestionnaire de parc de consolider l’ensemble des données internes et extérieures à l’entreprise : le logiciel de gestion de parc auto.
Cet outil a un triple intérêt réel :
- Permettre à l’organisation de piloter plusieurs fournisseurs, voire plusieurs modes de détention (achat, location), sur un même système et donc d’assurer son indépendance d’analyse.
- Automatiser des tâches habituellement manuelles (récupération des kilométrages, intégration des factures en EDI, édition de déclaration fiscale TVS, …)
- Disposer d’une vision des coûts consolidée par véhicule (loyer et amortissements, maintenance, assurance, taxes, …) et de capacité de reporting « infinies » (rapports automatiques par mails, sur serveurs ftp …)
Cet outil a également un inconvénient majeur : une fois le cap de l’investissement passé (coût de la licence +maintenance), ils n’a d’intérêt que si il est orchestré par un gestionnaire de parc capable de le maintenir et l’exploiter au maximum, de le faire évoluer et, surtout, fédérer autour de lui plusieurs métiers et ressources de l’entreprise (informatique pour développer les interfaces, contrôle de gestion, les achats, les RH et surtout les opérationnels …)
Les nouveaux services de gestionnaire de parc externe, apportent de réelles solutions à ces problématiques de gestion interne. Accessibles à tous, ils permettent d’offrir à l’entreprise un service indépendant, adapté à ses attentes avec des outils modernes et évolutifs pour un coût variable lié à la taille du parc.
En conclusion, l'optimisation du "Total Cost of Ownership" (TCO) d'un parc automobile repose sur un ensemble de paramètres qui nécessite une réelle énergie…
La complexité et la multiplicité des sujets liés à la gestion du parc de véhicule font souvent reculer les entreprises dans leurs actions d’optimisation. Bien sûr, la dimension managériale, ou « affective », renforce cette difficulté. Certaines organisations ont entrepris des démarches actives, avec succès. Le contexte macro-économique pousse les entreprises à se remettre en question sur thème : recherche de baisse des coûts et de flexibilité, concentration des ressources internes sur les objectifs stratégiques, se préparer pour exploiter au mieux les mutations de l’automobile à venir (Autopartage, Ecoconduite, Electricité, Mobilité …).
Mettre en œuvre une gestion dynamique de son parc, c’est générer les économies d’aujourd’hui et préparer demain !
