La location longue durée apporte de nombreux avantages à ses détenteurs, mails elle nécessite un pilotage étroit des lois de roulage de chaque véhicule. L’écart de kilométrage constaté en fin de contrat sera traité différemment en fonction de votre contrat et votre loueur. Ce poste est d’autant plus oublié, que la charge de régularisation est généralement prélevée sur le compte de l’entreprise avec le flux des autres facturations de loyer. Voici quelques conseils pour réduire votre facture finale en LLD …
1°) le suivi des kilométrages réels de votre flotte automobile est un véritable prérequis à l’optimisation des coûts.
Plusieurs sources pour obtenir vos kilométrages :
- Données issues des cartes de carburant. Les données sont généralement accessibles sur le site Extranet de votre fournisseur ou téléchargeables en format de fichiers. Ces données sont récentes.
- Dans le cas de gestion des cartes carburant à travers vos loueurs, ceux-ci peuvent vous transmettre les informations sous un format à déterminer. Il est à noter que le délai de communication des infos est généralement long (décalage de 2 mois).
- Les informations peuvent également être récupérées lors d’opérations d’entretien. Le kilométrage y est indiqué.
- De nombreuses entreprises organisent des remontées manuelles des kilométrages à travers des systèmes automatisés de note de frais ou simplement par déclaration individuelle lorsque le parc est réduit.
La justesse des informations vous permet de simuler un atterrissage du kilométrage contractuel.
2°) Il est important de bien connaître les clauses du contrat qui vous lie au loueur.
Chaque loueur dispose de ses propres règles de fonctionnement. Les conditions de réajustement du kilométrage contractuel sont normalement détaillées dans les « conditions générales de vente » de votre contrat cadre. Attention, car un même loueur est susceptible de proposer différents « produits » avec des règles du jeu différentes. Il convient donc de bien maîtriser les clauses spécifiques de votre contrat.
De manière générale, nous observons différents types de cas de figure :
- Aucune tolérance, refacturation des kilomètres supplémentaires à un loyer pré-défini,
- Une tolérance de 5% sans pénalité à date de restitution,
- Une franchise de + ou – 5000 km,
- Un remboursement des kilométrages non effectués,
- Fiche de fluidité ou le loyer est déjà fixé pour un certain nombre de scénarios de kilométrages/durées.
Enfin certain loueurs appliquent les modifications rétroactivement sur la totalité des loyers déjà payés alors que d'autres loueurs activent les nouvelles conditions pour la période restante.
3°) Il est souvent préférable de renégocier un avenant avant la fin d’un contrat lorsque la loi de roulage km/durée est déviante.
Le loueur peut être le premier intéressé par une adaptation de contrat. Votre capacité à rallonger un contrat de 2 ou 3 mois pourra vous aider lors de la négociation.
Les propositions d’avenant sont généralement proposées en premier lieu par le loueur si ce dernier a la possibilité de suivre votre kilométrage (gestion des cartes, entretien …). N’hésitez pas à solliciter votre chargé d’affaires pour recevoir des propositions.
Attention, les calculs prévisionnels sont automatisés et ne prennent pas en compte vos informations qualitatives (ex. changement de zone d’un conducteur…).
Nous vous recommandons de garder la maitrise de vos contrats à modifier. L’adaptation des contrats se fait mensuellement au fil de l’eau pour les cas extrêmes. Elle peut également se faire par vague pour les autres cas.
Nous vous conseillons la démarche suivante :
- Simuler les coûts du véhicule en prenant la loi de roulage actuelle et les conditions de votre loueur.
- Etudier un couple optimal du véhicule en prenant en compte les spécificités de votre conducteur et de votre loueur (ex : certains loueurs ont un pricing avec des seuils et des loyers qui baissent fortement entre 36et 37 mois).
- Demander des cotations d’avenants à votre loueur.
- Comparer les couts proposés (nouveau loyer) avec les coûts futurs actuels (loyer actuel + pénalités prévues)
Certains loueurs acceptent des adaptations d’avenants quelques mois/jours avant la fin théorique du contrat.
4°) La renégociation d’avenants peut vous apporter des économies de 5 à 10% de votre coût total de détention réel.
Exemples de contrats LLD renégociés :
Renault Scénic contrat initial de 48 mois 130.000 km avec un loyer financier mensuel de 199,73 euros. Prévision d’atterrissage à 144.500 km soit un surcoût de 1.002 euros. Nouveau contrat de 50 mois 147.000 km avec un nouveau loyer mensuel de 304,18 euros. Economie de 22% sur la durée restante, soit 391 euros.
Peugeot 207 affaires contrat initial de 48 mois 120.000 km avec un loyer financier mensuel de 211,90 euros. Prévision d’atterrissage à 155.200 km soit un surcoût de 2.464 euros. Nouveau contrat de 49 mois 160.000 km avec un nouveau loyer mensuel de 275,47 euros. Economie de 66% sur la durée restante, soit 1.163 euros.
Peugeot Partner contrat initial de 30 mois 125.000 km avec un loyer financier mensuel de 370,32 euros. Prévision d’atterrissage à 82.550 km. Nouveau contrat de 30 mois 80.000 km avec un nouveau loyer mensuel de 328,13 euros. Economie de 11% sur la durée restante, soit 1.267 euros.
Ford Transit contrat initial de 45 mois 150.000 km avec un loyer financier mensuel de 514,51 euros. Prévision d’atterrissage à 198.216 km, soit un surcoût de 19.084 euros. Nouveau contrat de 34 mois 150.000 km avec un nouveau loyer mensuel de 611,57 euros. Economie de 190% sur la durée restante, soit 15.783 euros.
